Política de Seguridad de Datos de Tangshan Hongzizhan E-commerce Co., Ltd. para la Exportación de Herramientas a España
I. Disposiciones Generales
(I) Objetivo de la Política
Con el continuo desarrollo del negocio de exportación de herramientas a España de Tangshan Hongzizhan E-commerce Co., Ltd. (dirección: Sala Comercial 8-19, Lado Oeste del Edificio 103, Comunidad Fuzhuang Dongli, Distrito Lunan, Ciudad de Tangshan, Provincia de Hebei, teléfono: 19217285723), la cantidad de datos generados y recopilados en el proceso comercial aumenta día a día. Estos datos incluyen información importante como secretos comerciales e información de clientes de la empresa. Para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos, prevenir incidentes de seguridad como fugas, pérdidas y manipulaciones de datos, salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la empresa y sus clientes, y garantizar el buen desarrollo del comercio electrónico transfronterizo, se ha formulado esta política de seguridad de datos. (II) Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a todos los departamentos y empleados de la empresa que participan en la exportación de herramientas a España, incluyendo, entre otros, los departamentos de compras, ventas, logística y tecnologías de la información, así como a las instituciones y personas externas que colaboran con la empresa, como socios logísticos, proveedores, etc.
(III) Definición de datos
Los datos a los que se refiere esta política incluyen todo tipo de información generada y recopilada durante el proceso de exportación de herramientas a España, abarcando principalmente las siguientes categorías:
Datos comerciales de la empresa: como precio de compra de las herramientas, precio de venta, lista de clientes, información de pedidos, datos de análisis de mercado, datos financieros, etc.
Datos de información del cliente: como nombre del cliente, información de contacto, dirección, información de pago, información de identidad, etc.
Datos de operaciones comerciales: como información sobre la declaración de aduanas, información de transporte logístico, información de gestión de almacén, etc.
Datos del sistema: como datos relevantes del sistema informático y la base de datos de la empresa utilizados para la gestión comercial.
II. Especificaciones de seguridad de la recopilación de datos
(I) Principios de recopilación
Legalidad: La recopilación de datos debe cumplir con los requisitos de las leyes y normativas pertinentes, obtener la autorización o el consentimiento explícito del cliente y no debe recopilarse ilegalmente.
Necesidad: Recopilar únicamente los datos necesarios relacionados con la exportación de herramientas a España y evitar la recopilación de información irrelevante.
Exactitud: Garantizar que los datos recopilados sean veraces, precisos y completos, y verificarlos durante el proceso de recopilación.
(II) Método de recopilación
Los datos de información del cliente se recopilan a través del sitio web oficial de la empresa, la plataforma de comercio electrónico y otros canales formales. La finalidad, el alcance y el uso de la recopilación de datos, así como los derechos de los clientes, se informan claramente en la página de recopilación.
Los datos de operaciones comerciales y los datos comerciales de la empresa se registran y recopilan de forma legal y estandarizada durante el proceso comercial para garantizar que se pueda rastrear su origen.
(III) Entrada y revisión de datos
El personal de entrada de datos debe introducir los datos estrictamente de acuerdo con el formato y los requisitos prescritos para evitar errores en los datos causados por errores operativos.
Establecer un mecanismo de revisión de datos y designar personal especializado para revisar los datos ingresados y garantizar su exactitud e integridad. Solo después de aprobar la revisión, podrán ingresar al siguiente nivel de procesamiento.
III. Especificaciones de seguridad del almacenamiento de datos
(I) Medios de almacenamiento
Priorizar el uso de servidores internos, bases de datos y otros medios de almacenamiento específicos de la empresa para almacenar datos. Estos medios de almacenamiento deben ser altamente seguros y estables.
Está prohibido almacenar datos importantes en medios de almacenamiento inseguros, como computadoras personales, discos duros portátiles, memorias USB, etc. Si se requiere almacenamiento para el trabajo, se deben implementar medidas de cifrado y otras medidas de seguridad, y estos medios de almacenamiento deben administrarse estrictamente.
(II) Cifrado del almacenamiento
Los datos sensibles, como la información de pago de los clientes y los secretos comerciales de la empresa, se cifrarán y se utilizarán algoritmos de cifrado que cumplan con los estándares de seguridad para garantizar que, incluso si los datos se obtienen ilegalmente durante el almacenamiento, no se puedan descifrar fácilmente.
Las claves de cifrado se actualizarán y gestionarán periódicamente para evitar que la fuga de claves provoque riesgos para la seguridad de los datos. (III) Copia de seguridad del almacenamiento
Establezca un mecanismo de copia de seguridad de datos y realice copias de seguridad periódicas de los datos importantes. Los datos de la copia de seguridad se almacenarán por separado de los datos originales y podrán almacenarse en diferentes ubicaciones físicas o en servicios de almacenamiento en la nube (se debe seleccionar un proveedor de servicios en la nube seguro y confiable).
Se realizarán pruebas de recuperación periódicas de los datos de la copia de seguridad para garantizar su validez y disponibilidad, de modo que puedan restaurarse a tiempo en caso de pérdida o daño.
(IV) Periodo de almacenamiento
De acuerdo con las leyes y normativas pertinentes y las necesidades de la empresa, se especificará el periodo de almacenamiento de los distintos tipos de datos. Los datos que excedan el periodo de almacenamiento se depurarán y destruirán de acuerdo con los procedimientos prescritos para garantizar que no se conserven innecesariamente.
IV. Especificaciones de seguridad en la transmisión de datos
(I) Canales de transmisión
Al transmitir datos, se priorizará el uso de los canales de transmisión de red internos dedicados y cifrados de la empresa, como las redes privadas virtuales (VPN), para evitar el uso de redes públicas o inseguras.
Para la transmisión de datos por correo electrónico, mensajería instantánea, etc., es necesario garantizar que estas herramientas cuenten con funciones de cifrado de seguridad y realicen un procesamiento de cifrado adicional en los datos sensibles que se transmiten.
(II) Cifrado de la transmisión
Durante la transmisión de datos, estos se cifran para evitar su robo o manipulación. Se pueden utilizar tecnologías de cifrado como Transport Layer Security (TLS) y Secure Sockets Layer (SSL) para garantizar la seguridad de la transmisión de datos.
(III) Verificación de la transmisión
Antes y después de la transmisión de datos, se verifica su integridad. Se pueden utilizar sumas de comprobación, valores hash, etc., para confirmar que los datos recibidos coinciden con los enviados y no han sido manipulados. Para la transmisión de datos importantes, se establece un mecanismo de confirmación de recepción para garantizar que los datos se entreguen correctamente al destinatario, y que este confirme y envíe sus comentarios.
V. Especificaciones de seguridad para el uso de datos
(I) Permisos de uso
Establezca un mecanismo de gestión de permisos de uso de datos y asigne los permisos correspondientes a los empleados en función de sus responsabilidades y requisitos laborales, para garantizar que solo puedan acceder y utilizar los datos necesarios para su trabajo.
Controle estrictamente el uso de datos sensibles. Solo el personal autorizado puede acceder y utilizar datos sensibles, y su uso se registra y supervisa.
(II) Especificaciones de uso
Al utilizar datos, los empleados deben cumplir con las leyes y normativas pertinentes, así como con las regulaciones de la empresa. No deben utilizar los datos para fines ajenos a la empresa ni divulgarlos, venderlos ni transferirlos a terceros no autorizados.
Al utilizar datos para análisis, estadísticas y otras operaciones, garantice la seguridad del proceso operativo para evitar su manipulación o manipulación indebida. (III) Registros de uso
Registrar el uso de los datos, incluyendo la hora de acceso, el personal de acceso, la finalidad del uso, el contenido de la operación y otra información, con el fin de rastrear e investigar incidentes de seguridad de datos.
VI. Especificaciones de seguridad para la destrucción de datos
(I) Método de destrucción
Seleccionar un método de destrucción adecuado según el tipo de soporte de almacenamiento de datos. Para los datos almacenados en papel, utilizar métodos como la trituración para destruirlos completamente; para los datos en soportes de almacenamiento electrónicos, utilizar métodos como el borrado de datos y la destrucción física para garantizar su imposibilidad de recuperación.
(II) Proceso de destrucción
Para los datos que deban destruirse, el departamento correspondiente deberá solicitarlo y, tras la aprobación, se destruirá de acuerdo con los procedimientos prescritos.
Durante el proceso de destrucción de datos, designar a una persona dedicada a la supervisión y garantizar que el trabajo de destrucción se lleve a cabo de acuerdo con los métodos y requisitos prescritos. Una vez finalizada la destrucción, se elaborará un registro de destrucción que incluirá el nombre, la cantidad, el método de destrucción, la hora de destrucción, el personal de supervisión y otra información de los datos destruidos.
VII. Mecanismo de Respuesta a Emergencias
(I) Equipo de Emergencias
Establecer un equipo de emergencias de seguridad de datos, compuesto por personal relevante de la gerencia, el departamento de tecnología de la información, el departamento comercial, etc. de la empresa, y responsable de responder ante incidentes de seguridad de datos. Las responsabilidades del equipo de emergencias incluyen la formulación de planes de respuesta, la organización de simulacros y la dirección y coordinación cuando se produzcan incidentes de seguridad de datos.
(II) Proceso de Respuesta a Emergencias
Informe de Incidentes: Cuando se detecten incidentes de seguridad, como fugas, pérdidas o manipulaciones de datos, el personal pertinente debe informar de inmediato al equipo de emergencias. El informe incluye información como la hora y el lugar del incidente, el tipo y el alcance de los datos involucrados, y las posibles causas. Evaluación del incidente: Tras recibir el informe, el equipo de emergencias evaluará rápidamente el incidente, determinará su gravedad y alcance, y elaborará el plan de respuesta a emergencias correspondiente.
Gestión del incidente: De acuerdo con el plan de gestión de emergencias, se tomarán las medidas pertinentes, como detener la transmisión de datos, aislar el sistema o medio de almacenamiento afectado, restaurar las copias de seguridad de los datos, rastrear la causa del incidente, etc., para controlar su desarrollo y reducir las pérdidas.
Notificación del incidente: Según la gravedad y el alcance del incidente, se informará a los departamentos pertinentes, clientes, etc., de acuerdo con los procedimientos prescritos, e informará con prontitud sobre la situación y el progreso del incidente.
Resumen del incidente: Tras la gestión del incidente, el equipo de emergencias resume y analiza el incidente, identifica los problemas y deficiencias existentes, propone medidas de mejora y optimiza el sistema de gestión de seguridad de datos. (III) Simulacros de emergencia
Organizar periódicamente simulacros de emergencia de seguridad de datos para simular diversos posibles incidentes de seguridad de datos, evaluar la eficacia de los planes de respuesta ante emergencias y la capacidad de gestión del equipo de emergencias, y mejorar la concienciación y la capacidad de respuesta de los empleados ante emergencias.
VIII. Responsabilidad
(I) División de responsabilidades
Para los departamentos o empleados que infrinjan esta política de seguridad de datos y provoquen incidentes de seguridad de datos, las responsabilidades se dividirán según la gravedad del incidente y las pérdidas causadas.
(II) Medidas de sanción
Los departamentos o empleados que infrinjan la política serán sancionados de acuerdo con la normativa aplicable de la empresa, incluyendo advertencias, multas, descensos de categoría, despidos, etc.; en caso de infracciones graves de las leyes y normativas, se investigarán sus responsabilidades legales de conformidad con la ley.
IX. Formación y supervisión
(I) Formación
Organizar periódicamente a los empleados para que impartan formación en seguridad de datos con el fin de mejorar su conocimiento y sus habilidades operativas. El contenido de la capacitación incluye políticas de seguridad de datos, leyes y regulaciones relevantes, conocimientos sobre protección de datos, procedimientos de respuesta ante emergencias, etc. Los nuevos empleados que se incorporen a la empresa deben recibir capacitación en seguridad de datos y solo podrán asumir sus puestos tras aprobar la evaluación.
(II) Supervisión
El departamento de tecnología de la información es responsable de la supervisión e inspección diarias de la recopilación, el almacenamiento, la transmisión, el uso y la destrucción de datos, y de detectar y corregir oportunamente los problemas de seguridad de datos existentes.
El departamento de auditoría interna de la empresa audita periódicamente la implementación de la política de seguridad de datos, evalúa su eficacia y cumplimiento, y presenta sugerencias de mejora.
X. Disposiciones complementarias
Esta política de seguridad de datos entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación.
Esta política será interpretada por el departamento de tecnología de la información de Tangshan Hongzizhan E-Commerce Co., Ltd.
La empresa revisará y mejorará esta política oportunamente, de acuerdo con los cambios en las leyes y regulaciones pertinentes y las necesidades del desarrollo empresarial.